Bijlages bewaren bij project (groep) (3.23 - 2224)


Voortaan kunnen documenten, foto’s, tekeningen enz. als bijlage bijgehouden en bewaard worden bij het project in kwestie en/of bij bepaalde groepen van het project. De bijlage(n) in kwestie kunnen indien gewenst getoond of afgeprint worden vanuit de verschillende rapporten. Om dit te kunnen doen werden zowel de schermen Project en Groep detail als de standaard instellingen en de rapportinstellingen uitgebreid.
Op projectniveau en onder ‘Groep detail’ werd de extra tab ‘Bijlage(n) toegevoegd. Onder deze extra tab kan u de links definiëren naar de documenten, foto’s etc die als bijlage bij het project of bij één of meerdere groepen van het project wenst te bewaren.
 
Doe als volgt: Selecteer op projectniveau (of onder Groep detail) de nieuwe tab ‘Bijlage(n) en klik de + toets ‘Bijlage toevoegen’ onderaan:
 
 
Definieer in het veld ‘Locatie’ de link naar het document, de foto, de tekening,… die u als eerste bijlage bij het project / groep wenst te bewaren.
  • Klik op … of gebruik de functietoets F2. Het scherm ‘Selecteer bijlage’ verschijnt en u komt automatisch terecht in de map die u als standaard map voor de bijlages heeft gedefinieerd:
 
 
  • Selecteer de bijlage in kwestie en klik ‘Openen’ onderaan

     de standaard locatie van de bijlagen definieert u in Bewerken / Instellingen / tab Bestandspaden die hiervoor uitgebreid werd met de optie ‘Bijlage bestanden’:
 
 
De link naar onze eerste bijlage is toegevoegd aan het project / de groep. De locatie van het document wordt schuin ter informatie mee vermeld:
 
 
 
Definieer in het veld ‘Type’ de rapporten waaraan onze bijlage in kwestie moet gelinkt worden:
  • Klik op … of gebruik de functietoets F2. Het scherm ‘Selecteer rapporten’ verschijnt:
 
  • Open de dialoogbox en vink het betreffende rapport / de betreffende rapporten aan. Elk rapport is voorzien van een uniek nummer dat bij het aanvinken van het rapport bovenaan in de dialoog box verschijnt.
  • Sluit de dialoogbox en klik Ok, de betreffende rapporten zijn via hun uniek nummer toegevoegd in het veld ‘Type’:
 
  • Klik op de + toets onderaan en herhaal voor andere bijlagen indien van toepassing
    •  Indien er wordt verwezen naar een document dat zich niet (meer) op de betreffende locatie bevindt of naar een rapport dit niet beschikbaar is, dan verschijnt er een stopbord in het desbetreffende veld Locatie of Type en op de tab Bijlage(n) zelf.
    •  Momenteel kunnen de bijlage(n) toegevoegd worden aan de HTML rapporten, niet aan Word of Excel rapporten.
Zoals hierboven beschreven werd de bijlage gelinkt aan één of meerdere rapporten via de unieke nummers. U kan per rapport bepalen of de gelinkte bijlage(n) al dan niet mogen gerapporteerd worden en onder welke vorm. De rapportspecifieke parameters van elk rapport zien hiervoor uitgebreid met de instelling ‘Bijlagen’:
 
 
  • Tonen Ja / Neen: om de bijlage(s) al dan niet te tonen op het rapport in kwestie. De bijlge(s) in kwestie worden als hyperlink getoond in de extra rubriek ‘Bijlage(n) onderaan het rapport:
 
Via klik op de hyperlink wordt de bijlage geopend (op voorwaarde dat het overeenkomstige programma – in ons voorbeeld Word- geïnstalleerd is.
  • Formaat: om te bepalen onder welke vorm de bijlage wordt getoond:
    1. Folder: de locatie + documentnaam + bestandstype worden getoond (= zoals ons voorbeeld);
    2. Bestand: documentnaam + bestandstype worden getoond (voorbeeld: document project versie 323.doc)
    3. Naam: enkel de documentnaam wordt getoond (voorbeeld: document project versie 323).
  • Afdrukken: indien Ja wordt de bijlage standaard automatisch afgedrukt.
 De gebruiker heeft ook toegang tot de project/groep bijlage(n) via scripting door middel van de extra eigenschap ANNEX. De XML interface is zo aangepast dat de bijlage referenties op project- en op groepsniveau worden meegenomen in het XML bestand.
 




 |  History  |