Klik op het logo voor hulp op afstand
  
 
 
 
 
 
 




Basisgegevens exporteren naar Excel en importeren vanuit Excel (JoPPS 3.XX)


Teneinde uw basisgegevens gemakkelijk te kunnen beheren bestaat voortaan de mogelijkheid om deze gegevens te exporteren naar en te importeren vanuit Excel. Op deze manier kan u basisgegevens exporteren naar Excel, u kan ze aanpassen en/of toevoegen in Excel om ze dan in hun gewijzigde vorm opnieuw te importeren in JoPPS.
 
Open JoPPS Administrator en selecteer onder ‘Gegevens’ de subtab ‘Onderhoud’.
 
 
Selecteer de databank in kwestie en klik het icoon ‘Exporteer de basisgegevens naar Excel’ om gegevens van de geselecteerde databank te exporteren naar Excel. Volgend scherm verschijnt:
 
 
 
Open de box ‘Kies een gegevenstabel’ en selecteer er de basisgegevens die u wenst te exporteren naar Excel, bijvoorbeeld Profiel Produkt. Noteer dat u per exportbestand één gegevenstabel kan selecteren. Het exportscherm met de velden die voor de gegevenstabel in kwestie mogelijk kunnen geëxporteerd worden verschijnt:
 
 

Kies de inhoud: Definieer welke velden moeten geëxporteerd worden door ze aan- of af te vinken. Klik eventueel de rechter muistoets om alle velden te selecteren / te deselecteren.

Opmerking
 
Selectievakjes met een lichtgrijze achtergrond zijn sleutelvelden die steeds geëxporteerd worden (en dus niet kunnen afgevinkt worden).
 
Exporteren naar:
 
Indien u niet akkoord gaat met voorgestelde default folder, definieer dan een andere locatie. Hou er wel rekening mee dat het type bestand steeds een .xls bestand moet zijn.
 

Voorwaarden opgeven
 
Net zoals elders in Jadmin kan u ook hier een extra voorwaarde ingeven. Via de rechtermuisknop kan u met de ‘Info optie van elk veld de correcte interne notatie vinden voor gebruik in het Voorwaarde veld. Voorwaarde is een verplicht veld en bevat default de waarde “1”, wat staat voor alles exporteren.
 
Voorbeelden:
  • enkel de data van profiel 3001 te exporteren is: CODE.PRODUCT='3001'
  • enkel de besalgsets die beginnen met de code 'KFV' exporteren: StrLeft(CODE,3)="KFV"
  • enkel glassoorten waar in de omschrijving 'ONE' voorkomt: StrPos("ONE",DESC[0]) > 0
  • enkel uitvoeringen met als code 00S en 00G: StrPos('|'+code+'|','|00S|00G|') > 0
    (voeg desgewenst codes toe geflankeerd door het pipe symbool)
  • enkel records met als categorie 8: GETBIT(FILTER,8-1)=True
 
Opmerking
 
Indien u dit wenst kan u de instellingen voor de gegevenstabel in kwestie bewaren door op de Bewaar-knop te drukken. De instellingen worden dan weggeschreven in een bestand met naam naar keuze. Het bestand met de bewaarde instellingen kan ten allen tijde opgehaald worden via de Laad-knop.
 
Druk OK om de geselecteerde gegevens te exporteren naar Excel. Volgend scherm verschijnt: 
 
 
Het Excel bestand wordt aangemaakt en u kan de voortgang van de export volgen.
 
Opmerking
 
Indien gewenst kan u de export afbreken door op de Stop-knop te drukken. Het Excel bestand zal enkel de gegevens bevatten die tot op dat moment geëxporteerd zijn. Eens de export is voltooid, wordt het Excel bestand in kwestie automatisch geopend en kan u de geëxporteerde gegevens wijzigen, gebruik makend van alle Excel functionaliteiten.
 
 
Basisgegevens wijzigen / toevoegen in het Excel bestand
 
 
De geëxporteerde JoPPS gegevens zijn verspreid over de verschillende tabbladen (sheets). De hoofdgegevens staan op de eerste sheet, de subgegevens zijn verdeeld over de andere sheets conform manier waarop ze ook in JoPPS over de verschillende tabs gedefinieerd zijn.
 
Gegevens toevoegen
 
U kan gegevens toevoegen door extra lijnen in te voegen in de betreffende sheet(s) en gebruik makend van alle Excel functionaliteiten. Hou hierbij rekening met het volgende:
  • De sleutelvelden (zijnde de kolommen aan de linkerkant die in het vet staan) zijn verplicht in te vullen.
  • Bij het toevoegen van de subgegevens (zijnde de gegevens op de 2de, 3de,… sheet) moet u ook steeds de sleutelwaarden (code(s)) van de hoofdgegevens (= de gegevens op de eerste sheet) overnemen. Op deze manier wordt niet alleen een link gecreëerd tussen de hoofd- en de subgegevens, noteer ook dat enkel die subgegevens met een code die ook voorkomt bij de hoofdgegevens verwerkt worden
 
  • Sommige velden zijn niet vrij te definiëren maar bevatten een keuzelijst waaruit u de gewenste optie moet selecteren (cfr. JoPPS):


 
Gegevens wijzigen
 
U kan gegevens wijzigen, ofwel door in het veld in kwestie een andere waarde in te geven ofwel door een andere optie te selecteren in de keuzelijst. Alle Excel functionaliteiten staan hierbij ter uwer beschikking.
 
Opmerking
 
Wijzig sleutelvelden (zijn de velden links in het vet) niet op de oorspronkelijke lijn. Om codevelden te wijzigen kopieert u de te wijzigen lijn en wijzigt u de code van deze gekopieerde lijn. De oorspronkelijke lijn verwijdert u zoals beschreven onder ‘Gegevens verwijderen’.
 
 
Gegevens verwijderen
 
Het verwijderen van gegevens moet gebeuren via de ‘Delete’ kolom:
 
 
Klik de te verwijderen lijn en selecteer JA in de ‘Delete’ kolom. De lijn is verwijderd en bij het importeren in JoPPS zullen deze gegevens uit het JoPPS bestand verwijderd worden. In het geval van hoofdgegevens betreft het het hoofdrecord in kwestie + alle bijhorende subgegevens, in geval van subgegevens gaat het om de subgegevens in kwestie.
 
Opmerking
 
Indien u een lijn verwijdert met de functie ‘Verwijderen’ ipv via de Delete kolom, dan is het record in kwestie wel verwijderd uit het Excel bestand maar wordt het bij het importeren niet verwijderd uit het JoPPS bestand.
 
  
 
Basisgegevens importeren vanuit Excel
 
Open JoPPS Administrator en selecteer onder de tab ‘Gegevens’ de subtab ‘Onderhoud’.Selecteer de databank in kwestie en klik het icoon ‘Importeer basisgegevens vanuit Excel’. Volgend scherm verschijnt:
 


Selecteer het Excel bestand dat u wenst te importeren in JoPPS en klik ‘Openen’. Volgend scherm verschijnt:
 
 
Bepaal hoe de betreffende subgegevens (zijn de gegevens die zich in het Excel document bevinden op de 2de en volgende sheets) moeten geïmporteerd worden in JoPPS:


 
Klik Ja om de geïmporteerde subgegevens te “mergen” met de bestaande subgegevens in de database. Concreet betekent dit dat de subgegevens die u in het Excel bestand heeft toegevoegd in de JoPPS database worden toegevoegd naast de bestaande subgegevens. Voor wat betreft de wijzigingen die u in het Excel bestand heeft gedaan aan bestaande subgegevens wordt bij het importeren enkel de informatie die gewijzigd werd vervangen, alle andere informatie in de JoPPS database blijft gewoon behouden.
Klik Nee om de bestaande JoPPS subgegevens integraal te vervangen door de subgegevens zoals gedefinieerd / gewijzigd in het Excel bestand. Concreet betekent dit dus dat de bestaande JoPPS subgegevens integraal verwijderd worden en vervangen worden door de subgegevens die u importeert vanuit het Excel bestand.

Opmerking
 
De optie ‘Integraal overnemen’ geldt dus enkel voor de subgegevens, zijnde de gegevens die zich in het Excel document op de 2de en volgende tabbladen (sheets) bevinden. 

 
De hoofdgegevens, zijnde gegevens die zich in het Excel document op het eerste tabblad (sheet) bevinden, worden bij het importeren altijd gemerged. Concreet betekent dit dat de hoofdgegevens die u in het Excel bestand heeft toegevoegd in de JoPPS database worden toegevoegd naast de bestaande hoofdgegevens. Voor wat betreft de wijzigingen die u in het Excel bestand heeft gedaan aan bestaande hoofdgegevens wordt bij het importeren enkel de informatie die gewijzigd werd vervangen, alle andere informatie in de JoPPS database blijft gewoon behouden.
De gegevens van het Excel bestand worden geïmporteerd in de JoPPS database. Op het logscherm kan u volgen welke records zijn aangepast:
 
 

 

OLE error 800A03EC (3.26 - 2525)
 
Sinds het toevoegen van de functionaliteit om per cel in EXCEL op te geven welk de geldige range is voor input kan dit een OLE error geven op bepaalde systemen. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals : verschillende taal van de geïnstalleerde OFFICE en het geïnstalleerde OS, regional settings, EXCEL staat reeds open met een cel in edit, en misschien nog andere momenteel niet gekende redenen.
 
Om dit gedrag te kunnen instellen werd er een extra parameter “ExcelRangeValidation” voorzien in de sectie “Parameters” van JOPPS.INI :
 
 
 
 [Parameters]
 ExcelRangeValidation=2
 
Standaard wordt gecontroleerd of range validatie kan toegepast worden aan de hand van de taal instellingen OFFICE en OS. 
 

 

 

 




 |  History  |
 
 

 
 
 
TECHWIN SOFTWARE
De Regenboog 11
B-2800 Mechelen
T +32(0)15 44 64 64
T +31(0)30 899 32 15 Nederland